Gofal a chadwraeth dogfennau ac archifau

Cedwir cofnod o fywyd pawb i ryw raddau. Mae teuluoedd yn cadw dogfennau, yn cynnwys, fel arfer, cyfrifon a chofnodion ariannol; ewyllysiau, contractau a chytundebau cyfreithiol eraill; pasbortau a thrwyddedau; tystysgrifau geni, priodi a marw, tystysgrifau addysgol a gwobrau eraill; gweithredoedd, mapiau a phlaniau'n ymwneud ag eiddo; dyddiaduron a gohebiaeth; rhestrau achau, llyfrau lloffion a dyddlyfrau; albymau lluniau; toriadau papur newydd, hysbysiadau ac effemera eraill.

Tarddiad cyfreithiol sydd i rai dogfennau (megis gweithredoedd eiddo) a dylid eu cadw'n ddiogel, ond mae i eraill arwyddocd hanesyddol (megis planiau, cyfrifon, dyddlyfrau a rhai dyddiaduron a llythyron), ond gall pob dogfennau droi'n archifau. Diogelir rhai gan ddeddf (megis cofnodion plwyfi a llysoedd) a dylid eu cadw mewn Archifdy cyhoeddus. Ychydig o ddogfennau sydd o werth ariannol sylweddol. Mae'r rhai sydd yn werthfawr fel arfer yn gysylltiedig pherson neu ddigwyddiad sydd o bwys hanesyddol. Serch hynny, papurau teuluol y presennol yw archifau hanesyddol y dyfodol a dylid gofalu amdanynt yn yr un modd hen ddogfennau. Mae'r defnydd o wybodaeth ar ffurf ddigidol yn cynyddu ond mae angen llofnod, fel arfer, ar ddogfennau cyfreithiol, a chynhyrchir y rheini ar bapur ('copi caled').

Beth all fynd o'I le?

Mae'r mwyafrif o ddogfennau teuluol ar bapur, er bod rhai (hen weithredoedd eiddo'n bennaf) ar femrwn, sef deunydd a wneir o groen dafad, gafr neu anifail cyffelyb, wedi ei drin chalch. Peryglir y deunyddiau hyn gan leithder, llwydni, pryfaid, llygredd, pecynnu anaddas a byseddu aml neu ddiofal. Mae golau, yn arbennig y golau uwchfioled sydd mewn golau dydd, yn difrodi pob dogfennau.

  • Gall papur fynd yn felyn a brau dros amser, yn arbennig os bydd mewn gwres ac yn y golau.
  • Mae dogfennau sydd yn cael eu byseddu'n aml mewn perygl o gael eu crychu a'u rhwygo, a mynd yn flr. Gall saim ac olewau croen y bysedd eu staenio, ac mae hynny, yn ogystal gadael marciau hyll ar y ddogfen, yn denu llwch a baw.
  • Caiff papurau eu staenio gan fetel wedi rhydu, megis styffylau a chlipiau papur.
  • Mae rhai mathau o inc yn achosi i'r papur gyrydu: weithiau bydd hyn yn gwneud y tudalennau'n wan ac mewn perygl o gael difrod pellach, ond mewn achosion eithafol bydd yr inc yn 'llosgi' drwy'r papur gan adael tyllau lle bu testun.
  • Mae papurau asidig, megis papurau newydd, yn mynd yn felyn a brau eu hunain, ac, yn ychwanegol at hynny, yn amharu ar unrhyw bapurau sydd yn eu cyffwrdd.
  • Gall ffotograffau fod ar wydr, plastig, papur neu fetel ac mae arnynt angen gofal arbennig. Mae'n hawdd iawn gwneud difrod i arwyneb ffotograffig drwy ei grafu a'i farcio ag l bysedd
  • Mae pryfaid yn hoffi bwydo ar bapur, inc a ffotograffau. Mae rhai ohonynt yn achosi difrod sylweddol gan wneud tyllau yn y papur ac mae eraill yn crafu'r wyneb.
  • Mae'n hawdd gwneud niwed i seliau gan eu bod yn tueddu i fod yn dew ac yn galetach na'r papur y maent arno. Gallant gracio a thorri, a gallant hefyd niweidio'r papur y maent arno drwy, er enghraifft, rwygo'r papur, am eu bod yn gymharol drwm.

Beth fedrwch ei wneud

Os oes gennych ddogfennau gwreiddiol gartref neu os ymwelwch ag archifdy neu ganolfan hanes yn lleol fe gewch gyfle i archwilio hen ddeunyddiau a thystiolaeth hanesyddol, ond mae goblygiadau ynghlwm wrth hynny. Mae byseddu'r deunydd gwreiddiol yn gwneud iddo wisgo, a gall hynny olygu cymaint o ddifrod i'r ddogfen nes y collir hi yn y pen draw. Ar hynny, mae perygl i ddogfennau os byddant mewn amgylchedd cyfnewidiol ac yn y golau.

Byseddu

  • Dylid bod yn ofalus iawn wrth drin hen ddogfennau, a gwneud hynny, os oes modd, gyda dwylo gln a sych. Gellir defnyddio menig llawfeddygol (neu rai cotwm) i warchod y dogfennau rhag baw a saim, ond mae angen gofal gyda phapur tenau neu fregus gan y gall menig (yn arbennig rhai cotwm) wneud eich bysedd yn llai sensitif.
  • Mae plygu eitemau dro ar l tro'n eu niweidio ac felly dylid eu cadw ar eu gwastad os oes modd.
  • Gall cadwraethwr gynnig hyfforddiant a chyngor ynglyn thrin dogfennau a deunydd archifol, neu helpu i lunio canllawiau ar gyfer defnyddwyr.

Storio

  • Dylid storio dogfennau mewn ffolderi a bocsys di-asid - nid yw amlenni papur llwyd a bagiau polythen yn addas.
  • Gellir storio a thrin dalennau sengl mewn ffolderi polyester clir, o safon archifol, ond mae perygl o gyddwysiad, statig a nwyon a ryddheir o'r papur wrth iddo bydru.
  • Gwnewch yn siwr bod y dogfennau'n ln ac yn sych cyn eu pacio i gael eu cadw, a thynnwch, yn ofalus, unrhyw fetel sydd arnynt, megis styffylau a chlipiau papur os ydynt yn cyrydu ac yn staenio'r ddogfen.
  • Peidiwch chael eich temtio i orlenwi bocsys, a cheisiwch, os oes modd, roi'r dogfennau mewn bocs o'r maint iawn gan y bydd hynny'n atal difrod a all ddigwydd wrth i ddogfennau symud o fewn y bocs.
  • Labelwch y bocsys yn glir gan nodi eu cynnwys rhag gorfod chwilota'n ormodol drwy'r bocsys wrth chwilio am ddogfennau.
  • Dylai'r man storio fod yn ln, yn sych (lleithder cymharol o 45-60% yw'r gorau), yn weddol oer, yn dywyll ac yn sefydlog. Dylid ceisio osgoi storio bocsys o ddogfennau yn agos at wresogyddion megis rheiddiaduron a mannau llaith megis waliau allanol llaith. Golyga hyn, yn ymarferol, na ddylid eu storio mewn atig, garej neu islawr lle mae'r tymheredd a'r lleithder yn amrywio, lle mae plu'n medru bod yn broblem a lle mae gollyngiadau a llifogydd yn weddol gyffredin.
  • Dylid arddangos hen ddogfennau am gyfnodau byr yn unig, wedi eu mowntio mewn byrddau di-asid, heb fod yn yr haul na dan fwlb fflworolau neu halogen, ac mewn golau gwan (50 lux ar y mwyaf os oes modd).
  • Archwiliwch gynnwys bocsys yn rheolaidd (bob blwyddyn, er enghraifft) i weld a oes arwyddion o ddifrod gan rywbeth megis llwydni neu bryf.
  • Gall cadwraethwr gynghori ar fonitro a rheoli'r amgylchedd. Gallant ddangos i chi sut i fonitro'n amgylchedd a sut i ddehongli canlyniadau'r monitro.

Mae gofynion arbennig o ran storio ac arddangos rhai deunyddiau: er enghraifft gellir difrodi memrwn drwy ei fowntio mewn modd amhriodol; ni ddylid ei drin fel papur.

Ystyriwch wneud llungopau i'w harddangos, yn arbennig os ydych am arddangos rhyw eitem am hir, gan y bydd hynny'n caniatu mynediad at yr wybodaeth heb beryglu'r ddogfen wreiddiol.

  • Gall cadwraethwyr baratoi dogfennau a deunydd archifol arall ar gyfer ei storio a'i arddangos, a chynnig cyfarwyddyd ynglyn deunyddiau storio a chyflenwyr. Byddant hefyd yn medru cynghori ar ail-fformatio dogfennau ac eitemau eraill.

Glanhau ac atgyweirio

Gellir gwneud difrod parhaol i bapur a memrwn drwy ei drin mewn modd anaddas. Er enghraifft y mae'r difrod a wna tp gludiog yn amlwg a gwelir staen melyn ac olion gludiog wrth iddynt ddirywio. Mae'n anodd iawn tynnu'r tp o'r math hwn ac ni ddylid ei ddefnyddio.

Ni ddylai neb ond cadwraethwyr a hyfforddwyd ar gyfer y gwaith lanhau nac atgyweirio dogfennau. Mae'n well osgoi difrod na cheisio atgyweirio: bydd eich cyfraniad chi tuag at storio a defnyddio'n ofalus yn help i osgoi'r angen am waith cadwraethol.

Ymgynghori chadwraethwr

Mae cadwraethwyr wedi eu hyfforddi i ddeall cyfansoddiad y deunyddiau a'r modd y maent yn dirywio. Defnyddiant eu gwybodaeth i sefydlogi deunyddiau sydd mewn perygl ac i ddyfeisio dulliau i arafu'r dirywiad. Gall mewnbwn cadwraethwr fod yn amhrisiadwy mewn nifer o wahanol ffyrdd. Gall cadwraethwyr:

  • Asesu cyflwr archif a chynnig argymhellion o ran blaenoriaethu triniaeth.
  • Cynnig cyngor ynglyn deunyddiau a dulliau o storio, gan gynnwys eitemau mawr iawn.
  • Argymell sut i fonitro a rheoli'r amgylchedd, yn cynnwys tymheredd, lleithder cymharol a golau.
  • Cynnig cyngor ynglyn monitro pryfaid a phlu eraill.
  • Trin ystod o ddeunydd archifol, yn cynnwys glanhau, atgyweirio a di-asideiddio.
  • Darparu canllawiau ar gyfer defnyddio a thrin dogfennau a deunydd archifol arall.
  • Darparu cyfarwyddyd ar ail-fformatio dogfennau gwreiddiol neu eu paratoi ar gyfer eu hail-fformatio.

Mae modd dod o hyd i gadwraethwr drwy ddefnyddio'r 'Conservation Register' a chlicio ar Find a conservator.

© Icon, y Sefydliad Cadwraeth 2011.

Yn yr erthygl cynigir cyfarwyddyd cyffredinol ac ni fwriedir i hynny gymryd lle cyngor proffesiynol gan gadwraethwr achrededig. Safbwyntiau'r awdur neu'r awduron a fynegir, ac nid ydynt o angenrheidrwydd yn cyd-fynd safbwyntiau'r Sefydliad Cadwraeth. Dymuna'r Sefydliad Cadwraeth gydnabod iddo ddefnyddio 'Ours for Keeps' sef cyhoeddiad MGC a'r daflen 'Caring for Historic Textiles' gan UKIC wrth baratoi'r testun hwn. Nid yw'r Sefydliad Cadwraeth a'i bartneriaid yn atebol am unrhyw golled neu ddifrod a ddigwydd os dilynir y cyfarwyddyd hwn.

Dymuna'r Sefydliad Cadwraeth gydnabod cefnogaeth Comisiwn Brenhinol Arddangosfa 1851 wrth gynhyrchu'r cyfarwyddyd hwn. Mae mwy o wybodaeth am Gomisiwn Brenhinol Arddangosfa 1851 a'i waith ar gael ar y wefan www.royalcommission1851.org.uk.

Mae'r Sefydliad Cadwraeth yn ddiolchgar i CyMAL: Amgueddfeydd Archifau a Llyfrgelloedd Cymru, Llywodraeth Cynulliad Cymru, am hwyluso'r cyfieithiad o'r canllawiau yma.